Der „Bürgermelder“ geht am 1. Juli 2021 online
Ein Schlagloch entdeckt, die Straßenbeleuchtung defekt? Ab 1. Juli 2021 können Hoferinnen und Hofer ihr Anliegen schnell und einfach per Smartphone und Internet melden, 365 Tage im Jahr, 24 Stunden am Tag. Mit dem „Bürgermelder Hof“ bringt die Stadt Hof jetzt den nächsten digitalen Baustein ihrer Digitalisierungsstrategie an den Start.
Bereits in der vergangenen Woche ging die Webseite relaunch.hof.de an den Start, auf der Bürgerinnen und Bürgern mitentscheiden können, wie die künftige Web-Seite gestaltet sein soll. Jetzt kommt mit dem „Bürgermelder Hof“ eine weitere Möglichkeit der digitalen Bürgerbeteiligung dazu.
„Bürgerbeteiligung wird jetzt schrittweise zu einem Hofer Markenzeichen“, sagte Oberbürgermeisterin Eva Döhla bei der Vorstellung des „Bürgermelders Hof“. „Davon hat die ganze Stadt etwas.“ Ab sofort können die Bürgerinnen und Bürger sowie Gäste entdeckte Schäden und Defekte im Stadtgebiet melden, aber auch ihre Anregungen und Ideen an die Stadtverwaltung weitergeben. Die Anliegen lassen sich schnell und einfach per Smartphone und Internet melden, 365 Tage im Jahr, 24 Stunden am Tag. Dazu genügt eine Positionsangabe und die Einordnung in eine von zehn Kategorien.
Effiziente Bearbeitung
Ob Schlagloch, wilder Müll oder defekte Straßenlaternen: Mit dem Bürgermelder lassen sich Schäden direkt vor Ort mit dem Smartphone oder über das Webportal buergermelder.hof.de erfassen und mit einem aussagekräftigen Foto und exakter Standortposition an die Stadtverwaltung übermitteln. „So erhalten wir die Bürgerhinweise strukturiert und bereits mit den wichtigsten Informationen versehen, um sie in einem internen Ticketmanagementsystem effizient zu bearbeiten”, erläutert Benjamin Kupijai, Projektleiter für Digitalisierung und E-Government bei der Stadt Hof.
„Dank der klar definierten Zuordnung von bestimmten Meldekategorien zu zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern innerhalb der Stadtverwaltung gelangen die Hinweise quasi auf Knopfdruck an die richtige Stelle. Eine Bearbeitung der Anliegen kann dadurch unmittelbar und ohne Zeitverlust beginnen.”
„Zentrales Element unseres responsiven Systems ist die Anliegenkarte, auf der alle öffentlichen Anliegen nach einer ersten Prüfung der Meldung sichtbar sind.“ Eine Vorschau dort enthält eine erste Kurzbeschreibung des Anliegens, die gesamte Meldung inklusive Bearbeitungshistorie kann über einen Link aufgerufen werden. „Der Bearbeitungsstand ist dabei für Bürgerinnen und Bürger stets nachvollziehbar farblich mit einem Ampelsystem gekennzeichnet“, erklärt Benjamin Kupijai.
Jede Statusveränderung ist öffentlich sichtbar und kann mit individuellen Kommentaren ergänzt werden. „Die Stadt kann den Bürgerinnen und Bürgern damit transparent und öffentlich eine qualitative Rückmeldung zu ihrem jeweiligen Anliegen geben.“ Nach Abschluss der Bearbeitung bleibt das Anliegen noch eine Zeit lang auf der Seite sichtbar, bevor es archiviert wird. (Kann ein User jederzeit im Archiv stöbern?)
In vier Schritten zur Meldung
Der Ablauf einer Meldung erfolgt intuitiv, in vier Schritten und erklärt sich selbst: die Position bestimmen, ein Foto hochladen, Beschreibung eingeben, Meldung absenden.
Wer zum Beispiel ein Schlagloch entdeckt hat, gibt zuerst dessen Position an, fotografiert das Schlagloch und lädt das Foto hoch. Danach wählt man eine der zehn Kategorien aus, zum Beispiel „Ampeln & Verkehrsschilder”, „Gully/Schachtdeckel/Schlaglöcher” oder „Verunreinigung & illegale Müllablagerung”. Zuletzt wird das Anliegen näher beschrieben und die Meldung abgeschickt.
Derjenige, der ein Anliegen meldet, bleibt auf der öffentlich sichtbaren Seite anonym. Um im Verlauf des Prozesses jedoch informiert zu bleiben und Rückmeldung über den aktuellen Bearbeitungsstand eines Anliegens zu erhalten, wird vom Meldenden der Name und die E-Mailadresse erhoben, beides wird aber nicht veröffentlicht.
Darüber hinaus können weitere Interessierte die Benachrichtigungen zu einem bestimmten Anliegen abonnieren und erhalten ebenfalls alle E-Mails zum Statuswechsel der Meldung und zu neuen Kommentaren.
„Die Stadt Hof folgt damit auch dem Datenschutz-Grundsatz der Datensparsamkeit”, sagt Benjamin Kupijai. Das bedeutet: „Wir erheben nur soviele personenbezogene Daten wie nötig sind, um einen Meldenden zu informieren.”
„Mit dem Bürgermelder Hof schaffen wir eine echte Win-Win Situation”, erläutert Eva Döhla. „Wir bearbeiten Bürgeranliegen effizient und transparent und dokumentieren diese zentral. Dies spart Zeit.“ Außerdem werden durch die öffentliche Sichtbarkeit der Meldungen Redundanzen vermieden. Und durch die Möglichkeit, Fotos zur Meldung hinzuzufügen, kann eine erste Einschätzung der Sachlage vom Schreibtisch aus erfolgen. Eine „Erkundungsfahrt“ ist in vielen Fällen nicht mehr nötig. So können wir Arbeits- und Fahrtkosten einsparen“, freut sich die Oberbürgermeisterin.
Darüber hinaus ist der Hofer Bürgermelder Teil des bundesweiten Netzwerks Mängelmelder der wer|denkt|was GmbH.
Der Bürgermelder steht zunächst neben der Homepage der Stadt Hof unter buergermelder.hof.de, wird aber im Zuge des Relaunches von www.hof.de in die neue Seite integriert werden.